Algemene voorwaarden

Solvation B.V.

Versie: Juli 2026

Solvation, Castricum

KvK 99118009

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, leveringen, software producten en dienstverlening van Solvation B.V.

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Opdrachtnemer: Solvation B.V., thans handelend in de rechtsvorm van besloten vennootschap, gevestigd te Castricum, ingeschreven in het Handelsregister, alsmede haar rechtsopvolgers.
• Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die met opdrachtnemer een overeenkomst sluit voor het gebruik van softwareproducten, AI-oplossingen of dienstverlening.
• Diensten: Alle door opdrachtnemer geleverde diensten, waaronder softwareontwikkeling, AI-oplossingen, consultancy, implementatie, hosting, onderhoud, support, integraties en overige digitale dienstverlening.
• Platform: Het online software platform van opdrachtnemer inclusief modules, AI-functionaliteiten, dashboards, koppelingen en onderliggende infrastructuur.
• Gebruiker: Iedere natuurlijke persoon die onder verantwoordelijkheid van opdrachtgever gebruikmaakt van het platform.
• AI-functionaliteiten: Functionaliteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van kunstmatige intelligentie, taalmodellen, algoritmes, prompts, workflows, agent-structuren, retrieval-technieken of andere vormen van geautomatiseerde analyse of generatie van content.
• Gegevens: Alle gegevens, documenten, content, prompts, bestanden, persoonsgegevens en overige informatie die door opdrachtgever of gebruikers in het platform worden ingevoerd of verwerkt.
• Diensten van derden: Externe diensten waarvan het platform gebruikmaakt, waaronder maar niet beperkt tot hostingproviders, AI-modellen, cloudproviders, e-maildiensten, authenticatiediensten, vertaalservices, databases, API's en integraties.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, aanbiedingen, leveringen en overige rechtshandelingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.

2.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

2.3 In geval van strijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en een offerte, opdrachtbevestiging of bijlage, prevaleert de schriftelijke overeenkomst.

2.4 Algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2.5 Mondelinge toezeggingen, afspraken of uitingen zijn uitsluitend bindend indien schriftelijk bevestigd door opdrachtnemer.

2.6 Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voorafgaand aan inwerkingtreding schriftelijk of elektronisch aangekondigd.

3. Uitvoering van de overeenkomst

3.1 Opdrachtnemer zal de diensten naar beste inzicht en vermogen uitvoeren op basis van een inspanningsverplichting.

3.2 Opdrachtgever verstrekt tijdig alle gegevens, toegang, informatie en medewerking die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor uitvoering van de overeenkomst.

3.3 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de aangeleverde gegevens.

3.4 Door opdrachtnemer opgegeven termijnen, planningen en opleverdata zijn indicatief tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

3.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van het platform door haar gebruikers.

3.6 Opdrachtnemer is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van de overeenkomst.

3.7 Meerwerk, aanvullende wensen, wijzigingen in scope of aanvullende functionaliteiten worden separaat gefactureerd op basis van nacalculatie of aanvullende offerte.

4. Diensten van derden en beschikbaarheid

4.1 Het platform maakt gebruik van diensten van derden. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor storingen, uitval, wijzigingen of beëindiging van dergelijke diensten.

4.2 Opdrachtnemer streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van het platform, maar geeft geen garantie op ononderbroken of foutloze beschikbaarheid.

4.3 Onderhoudswerkzaamheden, updates en beveiligingsmaatregelen kunnen tijdelijk invloed hebben op de beschikbaarheid van het platform.

4.4 Opdrachtnemer is gerechtigd technische of functionele eigenschappen van het platform tussentijds aan te passen ter verbetering van de dienstverlening.

4.5 Prijswijzigingen van diensten van derden mogen door opdrachtnemer worden doorberekend aan opdrachtgever.

5. AI-functionaliteiten

5.1 Opdrachtnemer is gerechtigd AI-functionaliteiten toe te passen binnen de dienstverlening.

5.2 Opdrachtgever blijft volledig verantwoordelijk voor:

• ingevoerde gegevens;
• prompts;
• gegenereerde output;
• interpretatie van resultaten;
• beslissingen die worden genomen op basis van AI-output.

5.3 Opdrachtgever dient iedere AI-uitvoer zelfstandig te controleren voordat deze wordt gebruikt voor operationele, juridische, financiële, HR-, medische of andere bedrijfskritische doeleinden.

5.4 Opdrachtnemer garandeert niet dat AI-functionaliteiten foutloos, volledig, accuraat of geschikt zijn voor specifieke doeleinden.

5.5 Opdrachtgever zal geen vertrouwelijke persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens of wettelijk beschermde gegevens invoeren tenzij hiervoor expliciete afspraken zijn gemaakt.

5.6 Opdrachtnemer is gerechtigd geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens te analyseren voor verbetering van haar dienstverlening, AI-functionaliteiten en platform.

6. Beveiliging en toegang

6.1 Opdrachtnemer treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

6.2 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor zorgvuldig beheer van gebruikersaccounts, wachtwoorden en toegangsrechten.

6.3 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onbevoegd gebruik van accounts of het delen van inloggegevens.

6.4 Opdrachtgever meldt beveiligingsincidenten of vermoedens van misbruik direct aan opdrachtnemer.

6.5 Opdrachtnemer is gerechtigd toegang tot het platform tijdelijk te blokkeren bij vermoedens van misbruik, beveiligingsrisico's of onrechtmatig gebruik.

7. Privacy en gegevensverwerking

7.1 Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

7.2 Indien vereist sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.

7.3 Opdrachtgever blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen het platform worden verwerkt.

7.4 Opdrachtnemer handelt uitsluitend als verwerker tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.5 Opdrachtnemer is gerechtigd geanonimiseerde statistische gegevens te gebruiken voor analyse, verbetering van dienstverlening en productontwikkeling.

8. Intellectueel eigendom

8.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het platform, software, broncode, architectuur, prompts, AI-workflows, agent-structuren, templates, documentatie, koppelingen, databases, designs, retrieval-methodieken en overige componenten berusten uitsluitend bij opdrachtnemer of diens licentiegevers.

8.2 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van de overeenkomst.

8.3 Het gebruiksrecht geeft geen recht op:

• broncode;
• technische documentatie;
• ontwikkelmethodieken;
• prompts;
• AI-logica;
• workflows;
• herbruikbare componenten;
• databasestructuren;
• architectuur;
• of doorontwikkeling van het platform.

8.4 Door opdrachtnemer ontwikkelde maatwerkfunctionaliteiten blijven eigendom van opdrachtnemer tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

8.5 Opdrachtgever mag het platform niet kopiëren, reverse-engineeren, reproduceren of commercieel exploiteren buiten de overeengekomen doeleinden.

8.6 Feedback, suggesties of verbetervoorstellen van opdrachtgever mogen door opdrachtnemer vrij worden gebruikt voor verdere productontwikkeling.

9. Geheimhouding

9.1 Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen.

9.2 Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor uitvoering van de overeenkomst.

9.3 De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

10. Oplevering en acceptatie

10.1 Opdrachtnemer stelt opdrachtgever in kennis wanneer een opdracht of deelopdracht gereed is.

10.2 Opdrachtgever beoordeelt binnen 10 werkdagen of het geleverde voldoet aan de overeengekomen specificaties.

10.3 Indien opdrachtgever binnen deze termijn geen schriftelijke gebreken meldt, wordt het geleverde geacht te zijn geaccepteerd.

10.4 Gemelde gebreken die vallen binnen de overeengekomen specificaties worden binnen redelijke termijn hersteld.

10.5 Kleine afwijkingen die operationeel gebruik niet wezenlijk belemmeren vormen geen grond voor afkeuring.

11. Tarieven en betaling

11.1 Alle tarieven zijn exclusief btw en overige heffingen.

11.2 Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

11.3 Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever zonder ingebrekestelling wettelijke handelsrente verschuldigd.

11.4 Opdrachtnemer is gerechtigd dienstverlening op te schorten bij betalingsachterstand.

11.5 Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van opdrachtgever.

11.6 Jaarlijkse prijsindexaties en kostenstijgingen van derden mogen door opdrachtnemer worden doorberekend.

11.7 Meerwerk wordt separaat gefactureerd.

12. Aansprakelijkheid

12.1 De totale aansprakelijkheid van opdrachtnemer is beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan opdrachtnemer heeft betaald, met een maximum van EUR 25.000.

12.2 Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade.

12.3 Iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder:

• gevolgschade;
• omzetverlies;
• winstderving;
• reputatieschade;
• verlies van gegevens;
• gemiste besparingen;
• claims van derden.

12.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door:

• onjuist gebruik van het platform;
• onjuiste invoer;
• beslissingen gebaseerd op AI-output;
• storingen bij derden;
• cyberaanvallen;
• integraties van derden;
• of overmacht.

12.5 Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt indien opdrachtgever de schade niet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk meldt.

12.6 De in dit artikel opgenomen beperkingen vervallen uitsluitend in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van opdrachtnemer.

13. Overmacht

13.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere situatie buiten de redelijke invloedssfeer van opdrachtnemer.

13.2 Onder overmacht vallen onder meer:

• storingen bij cloud- of hostingproviders;
• uitval van AI-diensten;
• internetstoringen;
• cyberaanvallen;
• pandemieën;
• overheidsmaatregelen;
• stroomstoringen;
• stakingen;
• tekortkomingen van leveranciers.

13.3 Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort.

13.4 Indien de overmacht langer dan 90 dagen voortduurt mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

14. Duur en beëindiging

14.1 Overeenkomsten voor hosting, onderhoud of abonnementen worden aangegaan voor een initiële duur van 12 maanden en worden stilzwijgend verlengd met telkens 12 maanden.

14.2 Opzegging dient schriftelijk plaats te vinden uiterlijk 1 maand voor afloop van de lopende termijn.

14.3 Opdrachtnemer mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:

• opdrachtgever failliet gaat;
• surseance aanvraagt;
• structureel tekortschiet;
• of de dienstverlening onrechtmatig gebruikt.

14.4 Bij beëindiging vervallen alle gebruiksrechten direct.

14.5 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor tijdige export van eigen gegevens.

14.6 Opdrachtnemer is niet verplicht gegevens langer te bewaren dan wettelijk vereist.

15. Exit en migratie

15.1 Op verzoek van opdrachtgever zal opdrachtnemer redelijke medewerking verlenen aan migratie van gegevens.

15.2 Exit-ondersteuning wordt uitgevoerd op basis van nacalculatie.

15.3 Opdrachtnemer garandeert geen volledige compatibiliteit met systemen van derden.

16. Toepasselijk recht en geschillen

16.1 Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

16.2 Partijen zullen zich inspannen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.

16.3 Indien geen oplossing wordt bereikt worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Holland, gevestigd aan de Kruseman van Eltenweg 2, 1817 BC Alkmaar.

Opgemaakt en vastgesteld te Castricum.

Solvation, info@solvation.ai