Grip op elk pand, op kantoor en op locatie
Hoe Square Four het technisch beheer van een groeiende vastgoedportefeuille op één plek bracht. Per pand zie je wat er speelt, wie het oppakt en wat er eerder gebeurde.
- Branche
- Vastgoed, technisch beheer
- Oplossing
- Maatwerk op het fundament
- Onderdelen
- Takenbord, pandenkaart, tijdlijn per pand, rapportgenerator
- Werkt op
- Laptop en telefoon
Het verhaal in drie stappen
De uitdaging
Square Four beheert een groeiende vastgoedportefeuille in heel Nederland. Medewerkers werken deels op kantoor en deels op locatie. Er was geen overzicht van de taken per pand, kennis ging verloren als iemand vertrok of ziek werd, en niet altijd was duidelijk wie wat oppakte. Updates liepen via de mail en kwamen vaak te laat. Ze zochten een praktisch hulpmiddel voor elke dag, geen zware projectsoftware.
Wat we bouwden
Eén takensysteem voor technisch beheer. Een takenbord met open, in uitvoering en afgerond, waar je een taak naar de volgende stap sleept. Per taak een eigen gesprek, met een melding zodra er iets verandert. Alle panden op een kaart, ingedeeld per fonds, met per pand een tijdlijn van alles wat er gebeurde. Daarnaast een rapportgenerator die drie Yardi-exports omzet in één asset-rapport in eigen huisstijl.
Het resultaat
Eén vaste plek voor het hele team. Er raakt geen informatie meer kwijt in mail of Excel en er vallen geen taken meer tussen wal en schip. Iedereen ziet wie wat doet bij welk pand, ook op de telefoon. Nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag, want op elke pagina staat een korte uitleg.
Op het fundament
Zo ziet het eruit
